pengertian dan tugas customer service

Pengertian dan Tugas Yang Wajib Dilakukan Customer Service

Diposting pada

Pada setiap perusahaan maupun instansi, customer service biasanya akan selalu tersedia dalam melayani pelanggan atau klien. Dapat dikatakan bahwa mereka adalah ujung tombak dari sebuah perusahaan. Alasannya, merekalah yang memberikan informasi kepada orang-orang yang datang ke perusahaan atau lembaga lainnya tersebut.

Peran customer service di sebuah tempat kerja juga sangat penting. Mereka dituntut setiap waktu dapat memberikan pelayanan terbaik yang merepresentasikan perusahaan. Selain untuk melayani, ada banyak tugas mereka yang lainnya. Namun sebelumnya, kamu perlu mengetahui dulu apa pengertiannya.

Apa Itu Customer Service?

Customer service adalah setiap aktivitas yang dilakukan dengan tujuan utama memberikan kepuasan dengan pelayanan yang diberikan oleh sebuah perorangan maupun lembaga kepada klien dalam menyelesaikan permasalahan. Layanan ini bisa berupa solusi maupun informasi permasalahan yang dihadapi pelanggan.

Tugas Customer Service

Seorang customer service, mempunyai tugas-tugas yang akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Menjadi Resepsionis Saat Menerima Tamu

Menerima tamu menjadi tugas customer service yang lazim diketahui. Oleh karenanya, mereka akan selalu menjadi frontliner atau berada di posisi terdepan dari sebuah instansi atau lembaga. Saat membuka pintu masuk dari perusahaan, maka biasanya mereka akan dapat dengan mudah ditemukan.

Saat customer service berada di depan para tamu, maka ia harus mampu menyaingi dan memberikan jawaban pertanyaan. Jika memang tidak tahu informasinya, maka harus berkoordinasi dengan pihak terkait. Para tamu yang datang banyak keperluannya, mulai dari melamar pekerjaan sampai bisa juga ingin bertemu dengan pimpinan.

2. Menjalin Hubungan Baik Dengan Para Pelanggan

Tugas selanjutnya, yaitu senantiasa mampu menjaga hubungan baik dengan pelanggan, klien, maupun nasabah. Ini dilakukan karena pastinya intensitas pertemuan dengan tamu tersebut akan sering.

Cara sederhana untuk melakukannya bisa dengan memberikan pelayanan sebaik mungkin, sering tersenyum, dan ramah terhadap siapapun menjadi tamu. Penampilan juga harus diperhatikan supaya memberikan kesan baik perusahaan.

3. Menjadi Komunikator

Tugas utama selanjutnya yaitu menjadi komunikator. Artinya, dia akan menjadi penghubung informasi antara perusahaan dan pelanggan. Lebih spesifik lagi, dia akan menjadi komunikator salah satu pegawai maupun pimpinan kepada relasi.

4. Melayani Pelanggan Baik Bertatap Muka Langsung Atau Via Telepon

Seorang customer service juga biasanya akan ditugasi untuk menerima panggilan yang datang melalui telepon. Jadi, tidak hanya melayani tamu secara bertatap muka langsung. Pada umumnya, hal yang diinformasikan adalah mengenai layanan produk, pesanan, konfirmasi, serta mencatat keluhan dari klien.

5. Merapikan Administrasi

Tugas penting selanjutnya yaitu harus bisa mengorganisir administrasi. Hal ini, biasanya dilakukan mereka yang bekerja di bank. Customer service akan menyiapkan berbagai keperluan administrasi maupun formulir yang diperlukan oleh para pelanggan. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengoperasikan komputer dan mengorganisir dokumen harus dimiliki.

Tips Menjalani Profesi Customer Service

Jika kamu ingin melamar pekerjaan di posisi ini, ada beberapa tips yang bisa dilakukan supaya sukses. Berikut ini diantaranya:

Dapat Berkomunikasi Secara Bagus

Customer service harus mampu berkomunikasi secara jelas. Kemampuan komunikasi ini juga harus dilakukan dengan keramahan. Artikulasi suara juga harus bagus agar informasi yang diberikan kepada tamu jelas dan tidak salah dipahami.

Menguasai Produk Knowledge

Seperti yang diketahui, customer service adalah ujung tombak perusahaan. Oleh karena itu kamu harus memahami apa produk yang dijual oleh perusahaan secara baik. Jika ada pelanggan baru datang dan bertanya, mereka akan semakin yakin untuk membeli atau menggunakan produk yang ditawarkan.

Mampu Meyakinkan Pelanggan Dan Responnya Cepat

Saat dihadapkan pada pertanyaan ini yang mungkin diajukan oleh tamu, seorang customer service harus bisa menjawabnya dengan cepat dan jelas. Jangan sampai, customer yang datang harus menunggu waktu lama hanya untuk mendapatkan jawaban pertanyaan yang diajukan.

Informasi yang dijelaskan juga harus meyakinkan dan memuaskan. Terlebih lagi, jika merupakan bertugas di perbankan misalnya Bank BUMN, karena berkaitan dengan keuangan, informasi harus benar-benar akurat.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian customer service, apa tugasnya beserta tips menjalaninya. Bagi kamu yang hendak melamar di posisi tersebut, harus mempersiapkan diri sebaik mungkin agar kesempatan diterima perusahaan lebih besar.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *